建筑企业如何改善规范合同管理？

2023-02-24

建筑企业合同数量日益增长，传统的合同管理方式过于依赖人的行为，已不能满足建筑企业需求，且容易产生风险，随着建筑企业管理信息化的不断发展，合同管理信息化应运而生，因此，建筑合同管理也由“粗放型”向“精细化”管理转变。合同管理作为工程项目管理的重要工作之一，建筑企业能否规范的管理合同，可以说直接关系到企业运营情况，甚至可以成为决定成败的重要因素。

合同管理痛难点：
1.合同分类较多，各类合同管控重点及管理流程各异，涉及到的管理部门及管理层级较多，管理难度大；
2.合同模板不够规范，虽然企业已经在管理制度中进行了合同模板的统一，但实际执行过程中非标合同较多，无法有效控制基层单位按照模板进行规范化签订，造成合同履约风险大；
3.审批与备案信息不一致，实际审批过程的合同文本与实际盖章备案的合同内容存在差异，制度执行落地差；
4.合同签订流程复杂，不同类型以及不同金额的合同需要分级授权审批，而线下管理无法实现流程的标准化及规范化，造成管理流程不清晰。
5.企业集团涉及到父子项目主子合同多级管理，无法全局掌握多单位参建项目的整体合同履约情况及各子合同履约状况。
6.合同交底不详细，交底过程无留痕。

信息化合同全过程管理
信息化合同全过程管理是对合同全要素收集的过程，可以将与合同有关的全部信息进行电子化归档，并通过统计分析功能实现数据治理，用大数据的思维辅助企业经营决策，提升企业现代化管理水平。
建筑企业在构建全过程的合同信息化管理系统前，企业应首先梳理或建立合同管理制度体系，该系统应覆盖评审、签订、履约全程管控、应收、质保、到期及时提醒、结算、发票、支付环环响应、合同台账准确、高效查询等各个节点，系统应同时具备统计管理功能，对合同文件进行系统有效的归类整理和统计分析，自动生成合同分析图表和所需报表数据，通过对合同节点的分析录入，进行有效的风险提示。实现合同从签订前、签订中、履行中、履行后的全生命周期管理模式。

合同信息化管理价值
通过合同履约标准化模板管理，可以减少合同纠纷发生的几率，降低合同履约风险。
1、通过系统运转，提高合同评审、交底、目标分解、履约控制等工作效率，降低管理成本。
2、通过合同系统备案，减少查阅纸质合同的麻烦，实现合同“有权限”范围内的共享。
3、通过合同台帐统计分析，相关单位和部门能全面掌握合同变更、扣款与奖励、进度收款、资金支出等合同管理实时信息。
4、通过合同管理的运用，实现合同履约过程规范化和透明化，严格按照约定条款执行，超过合同结算、超过比例支付风险得到根本控制和实时预警，大大降低合同履约风险。
5、合同作为项目管理源头数据，为项目部、分子公司和建设公司成本管理、工程管理、材料管理、技术质量、安全管理、劳务管理、财务管理等部门提供准确信息，为各级领导的决策分析提供了数据支撑。
6、通过合同全生命周期管理，实现工程成本自动归集，并与项目实施策划时的目标成本考核中的责任成本进行自动对比分析。

全过程的信息化合同管理系统有利于企业形成“事前防范，事中控制和事后补救”的完整工作链条，有利于建筑企业建成“管理制度化、制度流程化、流程表单化、表单信息化”的科学高效的管控体系。还可以将合同生命周期的各阶段有效融合在一个平台上，实时、动态地对各阶段进行监控，从而提升管控力度，降低企业管理风险。

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